Ofis ishining nomenklaturasi nima?

Ofis ishini to'g'ri bajarish uchun siz nomenklaturaning nima ekanligini bilishingiz kerak. Belgilangan ma'lumotga ko'ra, nomenklatura ma'lum bir tizimga muvofiq ishlab chiqarilgan mahsulotning qismlari, materiallari va inshootlari ro'yxatidir. Bunday ro'yxatni tuzishda yuqorida sanab o'tilgan materiallarning har biriga raqamlar, harflar yoki alfavit-raqamlar birikmasi - nomenklatura raqami berilgan.

Vaziyatni boshqarishda ishlarning nomenklaturasi - tashkilot faoliyati davomida tuzilgan tarkibiy tuzilmalar ro'yxati (yoki holatlar). Nomenklatura qog'ozni saqlash muddatini va qaysi tartibda ro'yxatga olinishini belgilaydi. Misol uchun, umumta'lim maktablarida (gimnaziyalarda) maktab jurnallari o'qituvchilardan bitiruvdan keyin yana 5 yil davomida saqlanadi.

Asosiy vazifalar

Ishlarning nomenklaturasini tuzishda asosiy vazifa - ma'muriy apparatlar ishini yanada mukammal, samaraliroq qilish, byurokratik tanaffusdan qutilish. Ko'pgina muammolarni tezkorlik bilan va sifatli hal qilish, butun tashkilot faoliyati tez-tez hujjatlarning saqlanishi tartibiga, talabga qanchalik osonlik bilan topilishi mumkinligiga, qanday qilib ular tasniflangan tarzda tasniflangan va tizimlanganligiga bog'liq. To'g'ri tasniflash nafaqat hujjatlar bilan tezda ishlashga imkon bermaydi, balki arxivlar va arxivlar bilan ishlashni ham osonlashtiradi.

Keling, ishlarning nomenklaturasining nima ekanligini va qaysi sohalarda u eng samarali ekanligini misollarni ko'rib chiqaylik.

• Hujjatlarni tizimlashtirish - har qanday hollarda hujjatlar (shartnoma tuzish, bitimlar tuzish, jinoyat ishini yakunlash, bo'lim hisobotini rejalashtirish va hk) rejalashtirilganda, undan keyin nomenklatura bo'yicha belgilangan tartibda tashkilotlarda ma'lum tartibda saqlanadi . Bu kompyuterdagi ma'lumotlar bazasida saqlanadigan qog'oz hujjatlarga va elektron hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi.
• Hujjat qancha vaqt davom etishi haqida ma'lumotlarning mazmuni, qancha vaqt samarali bo'lishi mumkin. Nomenklaturaga kiritilgan har bir ish unga kiritilgan hujjatlarni saqlash uchun belgilangan shartlarga ega. Hujjat qanchalik qimmatli va muhim bo'lsa, u uzoq davom etadi. Ya'ni, ish bo'yicha hujjatlar bilan ishlaganda ular darhol ularni baholaydilar - qimmatli tekshirish turi. Bu biznes bilan yordam beradi va ishlaydi.
• Ishlarni indeksatsiyalashni ta'minlash . Ish nomenklaturasi hujjatlarni rasmiylashtirishda ko'pincha qo'llaniladi va ishning nominal ko'rsatkichi hujjatning ro'yxatga olish raqamining ajralmas qismiga aylanadi. Buni inventarizatsiyalash jarayonida, inventarizatsiya zavodda yoki muassasada sodir bo'lganda kuzatilishi mumkin.
• Institutning tashkiliy tuzilmasini o'rganish paytida va hokazo.
• Ofisda doimiy yoki vaqtinchalik saqlash va hisobga olish bilan bog'liq ishlarni inventarizatsiya qilish uchun asos hisoblanadi.
• Namuna sifatida ishlatilgan, fayllar kabinetini tuzish sxemasi va foydalanilgan hujjatlarga havola.

Shunday qilib, korxonada har qanday tashkilot yoki muassasa uchun nomenklatura va u bilan ishlash bo'yicha ko'nikmalar qanday bo'lishi kerakligi haqida yaxshi ma'lumot. Nomenklatura institutning barcha hujjatli faoliyatini qamrab olishi kerak.

Nomenklatura tasnifi

Nomenklaturaning o'z standartlari va dizayni uchun talablari bor, ular buzilmaydi. Ular maxsus metodologiyalarda va hisobga olish bo'yicha ko'rsatmalarda keltirilgan.

Uchta turdagi nomenklaturani ajratish odatiy holdir:

• Odatda;
• Taxminan;
• Individual, muayyan tashkilot uchun ishlab chiqilgan.

Odatda nomenklaturani nima deb nomlanuvchi aniq - bu me'yoriy hujjatlar bo'lib, bir xil turdagi tashkilotlarda ishlatiladigan holatlarning tarkibini belgilaydi.

Namunaviy nomenklatura ushbu nomenklaturaning tarqatilishi bo'lgan tashkilot idorasida paydo bo'ladigan ishlarning taxminiy tarkibini belgilashga mo'ljallangan. Hujjatlarni boshqarishning bunday namunalari me'yoriy emas, balki tavsiya etiladi. Ta'kidlash kerakki, ushbu turdagi hujjatlardagi hujjatlarda ko'rsatilgan.

Odatda va namunaviy ruhoniy nomenclatura o'zlarining quyi tashkilotlari uchun yuqori darajadagi tashkilotlar tomonidan ishlab chiqiladi.

Individual nomenklatura - muayyan tashkilot uchun maxsus ishlab chiqilgan va uning faoliyatining xususiyatlarini hisobga olgan holda. Namuna uchun odatda yoki namunali namunalar olinadi va ularga kerakli o'zgarishlar kiritiladi.