Avtomatik e-pochta: qanday qilib axborot byulleteni tuzish kerak?

Aksariyat oddiy foydalanuvchilar elektron pochtada to'g'ridan-to'g'ri saytda ishlashadi. Uning taqdim etadigan funksiyalari elektron pochta xabarlarini yaratish va olish uchun etarli. Lekin siz ko'plab odamlarga bir xil xat yuborishingiz kerak bo'lsa, ma'lum bir vaqtda ma'lum bir xabarni jo'natishingiz kerak, dam olish vaqtida qirg'oq bo'ylab ketayotib odam ishtirokisiz xatlarni yuborishni davom ettirishingiz kerakmi? Bunday holatlarda, har qanday dastur va avtomatik tarqatish xizmati qutqarish uchun keladi. Ular funktsionallikda, ish haqi va ish haqi va boshqa ko'plab omillar bilan farqlanadi, biroq ularni birlashtiradigan narsa - ularning doimiy ishlashga ehtiyoji yo'q. E-pochtani jo'natish kunning har xil sozlanishi oralig'ida amalga oshirilishi mumkin.

Nima uchun siz pochta jo'natmalariga muhtojsiz?

Asosiy va eng samarali marketing vositasining sayt ekanligi haqidagi fikr haqiqatdan uzoqdir. Veb-sahifaga bir marotaba tashrif buyurgan mahsulot yoki xizmatni sotib olganlar ko'pchiligi xarid qilish to'g'risida qaror chiqarishga hali tayyor emas. Sabablari turli xil bo'lishi mumkin, va oxirgi joy oddiy unutuvchan emas. Iste'molchilar, ularning diqqatini o'ziga tortadigan biror narsani ko'rganini eslay olmaydilar. Ba'zi potentsial xaridorlar o'zlari bir necha marta o'zlarini eslab qolishlari kerak, toki ular nihoyat xarid qiladilar. Elektron pochta orqali yuborilgan avtomatik xat eslatma sifatida xizmat qiladi.

Pochta mijozlari va xizmatlarning xususiyatlari

Xat yozishni avtomatik tarzda yuborish uchun juda ko'p dastur va xizmat mavjud, ular ham pulli, ham bepul. Ularning funktsional imkoniyatlari odam ishtirokisiz xatlarni yuborish bilan chegaralanib qolmaydi, uning qobiliyatlari ancha kengroq:

1. Ommaviy pochta jo'natmalaridan oldin, harflarning samaradorligi tanlangan foydalanuvchilar guruhida tekshirilishi mumkin, ular ushbu xatlarni yuborish va etkazib berish statistikasini o'rganib chiqqach, xaridorlar qabul qilinganidan so'ng ularning faoliyatini tekshiradi.
2. Xizmatlar sizning obunachilar ro'yxatini muntazam yangilab turishingiz, yetkazib berish xatolariga ishlov berish xizmat xabarlarini yuborishingiz mumkin. Shunday qilib, tizim resurslari mavjud bo'lmagan ko'p manzillarni yuborish uchun foydasiz harakatlarga sarflanmaydi.
3. Harflardagi yozuvlar orqali o'tish bo'yicha statistika reklama kampaniyasining samaradorligini baholashga yordam beradi.
4. Abonentlarning joylashuvini aniqlash uchun o'rnatilgan texnologiya geografiyaga asoslanib tarqatish uchun harflarni tanlash imkonini beradi.
5. Harflarni yuborish uchun taglik turli xil avtomatik usullar bilan to'ldirilishi mumkin, masalan, tarmoqdagi skaner saytlari.

Xatlarga avtomatik javoblar ham tuzilgan. Bu, masalan, siz ketayotganda foydali bo'ladi. Yozuvchiga maktub kelgani haqida xabar berilishi mumkin, ammo unga javob biroz vaqtdan keyin qaytariladi. E-mail manzilida o'zgarishlar yuzaga kelsa, eski manzilga yuborilgan xatlarni qabul qilish juda oson - jo'natishni sozlash etarli. Lekin hamma yozuvchilarga eski manzil endi aloqador emasligini va keyingi safar darhol boshqasiga yozish yaxshiroq ekanini aytmoqchimisiz? Va bu avtomatik yozilishga yordam beradi.

Bunday dasturlarda, odatda, o'zlari uchun osonlik bilan o'zgartirish mumkin bo'lgan tipik harflarning shablonlari mavjud. Bularning barchasi shundan kelib chiqqan holda, avtomatik jo'natish sizning reklama, ishlov berish va yozishmalarga tahlil qilish uchun sarflangan minimal vaqt va pul bilan tovarlar va xizmatlarni ilgari surish imkonini beradi.

Nimaga jo'natish kerak?

Eng ommalashgan tabrik maktubi (masalan, resursda ro'yxatdan o'tgandan so'ng) va minnatdorchilik (masalan, mukammal tartib yoki kompaniya bilan uzoq muddatli hamkorlik uchun).

Salomlar - eng maqbul xatlardir. Odamlar ularni ko'rish uchun foydalaniladi, ularning aksariyati foydali yoki qiziqarli ma'lumotlarni qidirish uchun ochiladi.

Rahmat xatlari buyurtma, etkazib berish usuli, muntazam mijoz tomonidan turli xil aktsiyalar va chegirmalar haqida ma'lumotni o'z ichiga olishi mumkin. Bularning barchasi odamlarni o'ziga jalb qiladi va bunday xatlarni odatda o'qiysiz yoki hech bo'lmaganda tasodifan ko'rasiz.

Avtomatlashtirilgan yozuv odam sotib olgan yoki manfaatdor bo'lgan mahsulotlarni taklif qilishi mumkin. Harflar, masalan, baxtli tug'ilgan kunni tabriklash imkonini beradi, o'zingizga qulay taklif yaratdi.

Murakkab mijozlar bilan ishlash uchun, albatta, mutaxassislar kerak bo'ladi. Biroq, avtomatik harflar yordamida sodda savollar kunlik va kunlik rejimda foydalanuvchilar tomonidan zarur bo'lganda hal qilinishi mumkin.

Dasturlar va xizmatlarning turli xil turlari orasida Microsoft Outlook dasturi yaxshi ma'lum, shuning uchun pochta jo'natmalarini, avtomatik javoblarni va ba'zi elektron manzillarni boshqa manzillarga yuborish usullari uning misolida ko'rib chiqiladi.

Xabarnoma

Katta bir guruhga xabar yuborish uchun ularni pochta ro'yxatiga qo'l bilan har safar qo'shishingiz shart emas. Buning uchun siz tarqatish ro'yxatini yaratishingiz mumkin. Dasturdagi "uy" ilovasida "guruh yaratish" -ni tanlang, so'ngra ushbu guruh nomini tanlang va unga a'zolarni qo'shing. Ishtirokchilar ro'yxati va guruhning nomi kerak bo'lganda to'liq tahrir qilinadi yoki o'chiriladi. Xuddi shu kontakt xabarlarni avtomatik ravishda qabul qiladigan o'zboshimchalik bilan ko'p sonli foydalanuvchi guruhlarining a'zosi bo'lishi mumkin. Bu juda ko'p vaqtni tejaydi.

Avtomatik e-pochta: qanday qilish kerak

Ba'zan ma'lum bir vaqtda avtomatik xatni yuborish kerak, va yuboruvchining kompyuterda yo'qligi. Outlook xabarlarini avtomatik yuborish bu sizga buni amalga oshirish imkonini beradi. Agar kerak bo'lsa, oddiy xat yozib, kerakli fayllarni unga qo'shib qo'ying, qabul qiluvchi yoki pochta ro'yxatini ko'rsating va keyin "Sozlamalar" menyusi bo'limiga o'ting. Bundan tashqari, ushbu bobda "etkazib berishni kechiktirish" elementi tanlanadi va keyin "etkazib bermang". So'ngra barcha kerakli parametrlar, shu jumladan, xabarni jo'natish sanasi va vaqti, etkazib berish va o'qish haqida xabarlar mavjudligi yoki yo'qligi va boshqalar.

Barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatgandan so'ng, siz xatni yuborishingiz kerak. U yuborilgan maktublar papkasida saqlanadi, lekin u faqat qabul qilingan kun va soatda oluvchiga o'tadi. Shu vaqtning o'zida kompyuter yoqilganligi, dasturning ishga tushirilishi va Internetga ulanishi muhim ahamiyatga ega. Agar bu shartlar o'z vaqtida yaratilmagan bo'lsa, xatlarni avtomatik ravishda jo'natish ular nihoyat bajarilgan vaqtda amalga oshiriladi. Bu juda qulay emas, lekin bajarilishi kerak bo'lgan hech narsa yo'q.

Outlook xabarlarini avtomatik yuborish

Birinchi qabul qiluvchidan boshqasiga yo'naltirish ikki yo'nalishda bo'lishi mumkin: yo'naltirish va qayta yo'naltirish. O'tkazilgan elektron pochta xabarlari FW qisqartmasi mavzusida mavjudligi bilan ajralib turadi va qabul qiluvchining xatni dastlab yuborilgan manzilidan va undan keyin unga yuborilganini ko'radi. Qabul qiluvchilarni qayta yo'naltirish sezilmaydi, u birinchi yuboruvchi tomonidan yuborilgan xatni ko'radi.

Ekspeditorlik boshqaruvi

Siz mutlaqo barcha harflarni yo'naltirishni yoki nima va qachon yuborish kerakligini belgilaydigan qoidalar yaratishingiz mumkin. Bunday holda, qayta yo'naltiriladigan xabarlar Inbox ichida saqlanadi. Dastur yuborilgan elektron pochtani tahlil qiladi va agar u qoidalarda ko'rsatilgan shartlarga javob bersa, ushbu qoida bo'yicha belgilangan harakatni amalga oshiradi. Bu faqat harflarni avtomatik yuborish yoki ularga javob berish emas, balki uni ma'lum bir papkaga o'tkazish, ya'ni tartiblashtirish, o'chirish va boshqalar bo'lishi mumkin.

Kiruvchi yozishmalarni qayta ishlash qoidalarini yaratish uchun asosiy dastur ko'rinishida "Qoidalar" ni tanlashingiz kerak. Bundan tashqari, "qoidalar va ogohlantirishlarni boshqarish" menyusida qabul qilingan xabarlarni ishlash algoritmlari allaqachon to'g'ridan-to'g'ri konfiguratsiya qilingan.

O'tkazishni taqiqlash

Ba'zi xatlarni yuborish mumkin emas - bu jo'natuvchi o'zlariga yuborilgan yozishmalarga o'rnatilgan bo'lsa, bu qabul qiluvchi ushbu ma'lumotni boshqalar bilan bo'lishishiga yo'l qo'ymaydi. Bunday cheklov faqat yuboruvchi tomonidan o'chiriladi, qabul qiluvchi uni hech qanday tarzda qila olmaydi.

Shuningdek, kompaniyalarda tizim ma'muri korporativ tarmoqdan tashqarida va ba'zida uning ichida xatlarni to'liq o'tkazishni taqiqlaydigan yoki taqiqlaydigan o'z qoidalarini o'rnatishi mumkin. Bu korporativ axborotni himoya qilish uchun amalga oshiriladi.

Autoresponders

Ish joyida, ish joyida, dam olishda, kasallikda yoki boshqa sabablarga ko'ra manzilga murojaat qilmasa, harflarga avtomatik javob berilishi mumkin. Pochta korporativ pochta xizmatida bo'lsa, siz kompaniyaning boshqa xodimlaridan kelgan elektron xabarlarga va tashqaridan olinganlarga turli xil javoblar yaratishingiz mumkin.

Ushbu funktsiyani dastur menyusida faollashtirish uchun "fayl" bo'limida "avtomatik javoblar" ni tanlashingiz kerak bo'lgan "avtomatik javoblar" elementi tanlanadi. Ushbu bobda harflarning matni, shuningdek, ushbu javoblar yuboriladigan davr yoziladi. Agar foydalanuvchi ushbu davr oxiridan oldin tarmoqda paydo bo'lsa, u funksiyani o'chirib qo'yishni so'raydi.

Avtomatik javob berish davri mobaynida siz pochta jo'natmalarini qayta ishlash qoidalarini o'rnatishingiz mumkin, masalan, ularni yuzaga keladigan muammolarni hal qila oladigan kompaniyaning boshqa xodimlariga yuborish va hokazo.

Dastur batafsil yordam beradi, shuningdek , u bilan ishlashda keng tarqalgan xatolar oldini olishga yordam beradigan maslahatlar.